管理組合で保管する必要のある文書は、規約・議事録をはじめ、点検記録、修繕記録、契約書類等さまざまあり、適切に保管されていないと以下のような問題が生じる場合があります。
20万以下の過料（規約・総会議事録）
マンションドクター火災保険の保険料アップ
マンション管理適正評価制度の評価ポイントが下がる
文書の管理・保管は管理会社にお任せ状態となっている場合が多いかと思いますが、法的な管理責任者は理事長です。
保管義務のある文書、保管されていないとマンションの評価が下がってしまう文書などの情報を法律、標準管理規約、各種の評価制度毎にまとめました。
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区分所有法
①規約（33条）
〇保管者
・管理者
・管理者がないときは、建物を使用している区分所有者又はその代理人で規約又は集会の決議で定めるもの
〇閲覧義務
・あり
〇罰則
・保管義務違反：20万円以下の過料
②集会の議事録（42条）
・規約と同様
③書面又は電磁的方法による決議の係る書面（45条）
・規約と同様
〇保管者
・管理者
・管理者がないときは、建物を使用している区分所有者又はその代理人で規約又は集会の決議で定めるもの
〇閲覧義務
・あり
〇罰則
・保管義務違反：20万円以下の過料
②集会の議事録（42条）
・規約と同様
③書面又は電磁的方法による決議の係る書面（45条）
・規約と同様
標準管理規約
①総会議事録（49条）
〇保管者：理事長
〇閲覧義務：あり
②理事会議事録（53条）
〇保管者：理事長
〇閲覧義務：あり
③帳票類（64条）
〇保管者：理事長
〇閲覧義務：あり
●帳票類
・会計帳簿
・什器備品台帳
・組合員名簿
・領収書や請求書
・管理委託契約書
・修繕工事請負契約書
・駐車場使用契約書
・保険証券
・その他の帳票類
●長計、図面類
〇長期修繕計画書
〇設計図書
・適正化法103条1項に定める、宅地建物取引業者から交付を受けた設計図書（竣工時の付近見取図、配置図、仕様書（仕上げ表を含む。）、各階平面図、2面以上の立面図、断面図又は矩計図、基礎伏図、各階床伏図、小屋伏図、構造詳細図及び構造計算書）
・建物の修繕に有用な書類（設計関係書類（数量調書、竣工地積測量図等）、特定行政庁関係書類（建築確認通知書、日影協定書等）、消防関係書類、給排水設備図や電気設備図、機械関係設備施設の関係書類、売買契約書関係書類等）
〇修繕等の履歴情報
・大規模修繕工事、計画修繕工事及び設備改修工事等の修繕の時期、箇所、費用及び工事施工者等
・設備の保守点検
・特定建築物等の定期調査報告（建築基準法12条1項）
・建築設備（昇降機を含む。）の定期検査報告（建築基準法12条3項）
・防火対象物定期点検報告等の法定点検（消防法第8条の2の2）
・耐震診断結果
・石綿使用調査結果
④規約（72条）
〇保管者：理事長
〇閲覧義務：あり
⑤専有部分の修繕等（17条）
〇保管義務：規定なし
・専有部分の修繕の記録（工事完了報告書）
〇保管者：理事長
〇閲覧義務：あり
②理事会議事録（53条）
〇保管者：理事長
〇閲覧義務：あり
③帳票類（64条）
〇保管者：理事長
〇閲覧義務：あり
●帳票類
・会計帳簿
・什器備品台帳
・組合員名簿
・領収書や請求書
・管理委託契約書
・修繕工事請負契約書
・駐車場使用契約書
・保険証券
・その他の帳票類
●長計、図面類
〇長期修繕計画書
〇設計図書
・適正化法103条1項に定める、宅地建物取引業者から交付を受けた設計図書（竣工時の付近見取図、配置図、仕様書（仕上げ表を含む。）、各階平面図、2面以上の立面図、断面図又は矩計図、基礎伏図、各階床伏図、小屋伏図、構造詳細図及び構造計算書）
・建物の修繕に有用な書類（設計関係書類（数量調書、竣工地積測量図等）、特定行政庁関係書類（建築確認通知書、日影協定書等）、消防関係書類、給排水設備図や電気設備図、機械関係設備施設の関係書類、売買契約書関係書類等）
〇修繕等の履歴情報
・大規模修繕工事、計画修繕工事及び設備改修工事等の修繕の時期、箇所、費用及び工事施工者等
・設備の保守点検
・特定建築物等の定期調査報告（建築基準法12条1項）
・建築設備（昇降機を含む。）の定期検査報告（建築基準法12条3項）
・防火対象物定期点検報告等の法定点検（消防法第8条の2の2）
・耐震診断結果
・石綿使用調査結果
④規約（72条）
〇保管者：理事長
〇閲覧義務：あり
⑤専有部分の修繕等（17条）
〇保管義務：規定なし
・専有部分の修繕の記録（工事完了報告書）
マンション管理適正化診断サービス、マンションドクター
●マンションドクター火災保険とマンション管理適正化診断サービス
・マンションドクター火災保険の申し込む際には、マンション管理適正化診断サービスの無料診断を受ける必要がある。
●マンション管理適正化診断サービスの診断時に必要な文書
①規約、細則
・管理規約
・使用細則等の細則集
②長期修繕計画（資金計画表含む。）
③総会、理事会資料
・総会資料一式（過去1年分）
・総会議事録（過去3年分）
・理事会議事録（過去1年分）
④管理委託契約書
⑤工事報告書
・大規模修繕工事報告書
・給排水管工事報告書
・保証書
⑥法定点検の報告書
・特定建築物等定期調査報告書
・建築設備定期検査報告書
・防火設備定期検査報告書
・消防用設備等点検結果報告書、結果総括表
⑦竣工図書一式（設計図書一式）
⑧保険関係書類
・現在の共用部分保険内容が確認できる資料
・保険金請求書類一式（保険金請求書控、保険金支払通知書等）
・マンションドクター火災保険の申し込む際には、マンション管理適正化診断サービスの無料診断を受ける必要がある。
●マンション管理適正化診断サービスの診断時に必要な文書
①規約、細則
・管理規約
・使用細則等の細則集
②長期修繕計画（資金計画表含む。）
③総会、理事会資料
・総会資料一式（過去1年分）
・総会議事録（過去3年分）
・理事会議事録（過去1年分）
④管理委託契約書
⑤工事報告書
・大規模修繕工事報告書
・給排水管工事報告書
・保証書
⑥法定点検の報告書
・特定建築物等定期調査報告書
・建築設備定期検査報告書
・防火設備定期検査報告書
・消防用設備等点検結果報告書、結果総括表
⑦竣工図書一式（設計図書一式）
⑧保険関係書類
・現在の共用部分保険内容が確認できる資料
・保険金請求書類一式（保険金請求書控、保険金支払通知書等）
管理計画認定制度
●管理計画認定制度の文書関連の認定基準
①管理規約
・管理規約が作成されていること
・マンションの適切な管理のため、管理規約において災害等の緊急時や管理上必要なときの専有部の立ち入り、修繕等の履歴情報の管理等について定められていること
・マンションの管理状況に係る情報取得の円滑化のため、管理規約において、管理組合の財務・管理に関する情報の書面の交付（または電磁的方法による提供）について定められていること
②長期修繕計画書
・長期修繕計画が「長期修繕計画標準様式」に準拠し作成され、長期修繕計画の内容及びこれに基づき算定された修繕積立金額について集会にて決議されていること
・以下省略
③組合員名簿、居住者名簿
・管理組合がマンションの区分所有者等への平常時における連絡に加え、災害等の緊急時に迅速な対応を行うため、組合員名簿、居住者名簿を備えているとともに、1年に回以上は内容の確認を行っていること
①管理規約
・管理規約が作成されていること
・マンションの適切な管理のため、管理規約において災害等の緊急時や管理上必要なときの専有部の立ち入り、修繕等の履歴情報の管理等について定められていること
・マンションの管理状況に係る情報取得の円滑化のため、管理規約において、管理組合の財務・管理に関する情報の書面の交付（または電磁的方法による提供）について定められていること
②長期修繕計画書
・長期修繕計画が「長期修繕計画標準様式」に準拠し作成され、長期修繕計画の内容及びこれに基づき算定された修繕積立金額について集会にて決議されていること
・以下省略
③組合員名簿、居住者名簿
・管理組合がマンションの区分所有者等への平常時における連絡に加え、災害等の緊急時に迅速な対応を行うため、組合員名簿、居住者名簿を備えているとともに、1年に回以上は内容の確認を行っていること
マンション管理適正評価制度
●マンション管理適正評価制度の文書関連の等級評価項目の評価内容
①管理規約の有無
・規約原本又は現に有効な規約があるか。
②総会議事録
・直近5年分の総会議事録が保管されているか
③調査・検査・点検報告書
以下の調査・検査報告書の実施状況及び報告書の保管があるか。
・【建築基準法】特定建築物定期調査
・【建築基準法】建築設備定期検査
・【建築基準法】昇降機（エレベーター）定期検査
・【水道法】専用水道定期水質検査
・【水道法】簡易専用水道管理状況検査
・【水道法】貯水槽の清掃（水道法施行規則の基づく）
・【浄化槽法】浄化槽の保守点検、清掃、定期検査
・【消防法】消防用設備等点検
・【電気事業法】自家用電気工作物定期点検
④長期修繕計画書の有無
・総会承認の長期修繕計画あり（要件に準拠している）：10点
・総会承認の長期修繕計画あり（要件に準拠していない）：5点
⑤直近5年間の共用部分の修繕等の履歴情報
・直近5年間の共用部分の修繕等の竣工図書の保管があるか
↓
・履歴情報があり、該当工事の竣工図書等も保管できている：10点
・履歴情報はあるが、該当工事の竣工図書等も保管できていない：5点
・履歴情報がない：0点
・修繕実績がない（修繕積立会計からの支出がない）：10点
⑥名簿の整備状況
・区分所有者及び居住者名簿を備えているか。
①管理規約の有無
・規約原本又は現に有効な規約があるか。
②総会議事録
・直近5年分の総会議事録が保管されているか
③調査・検査・点検報告書
以下の調査・検査報告書の実施状況及び報告書の保管があるか。
・【建築基準法】特定建築物定期調査
・【建築基準法】建築設備定期検査
・【建築基準法】昇降機（エレベーター）定期検査
・【水道法】専用水道定期水質検査
・【水道法】簡易専用水道管理状況検査
・【水道法】貯水槽の清掃（水道法施行規則の基づく）
・【浄化槽法】浄化槽の保守点検、清掃、定期検査
・【消防法】消防用設備等点検
・【電気事業法】自家用電気工作物定期点検
④長期修繕計画書の有無
・総会承認の長期修繕計画あり（要件に準拠している）：10点
・総会承認の長期修繕計画あり（要件に準拠していない）：5点
⑤直近5年間の共用部分の修繕等の履歴情報
・直近5年間の共用部分の修繕等の竣工図書の保管があるか
↓
・履歴情報があり、該当工事の竣工図書等も保管できている：10点
・履歴情報はあるが、該当工事の竣工図書等も保管できていない：5点
・履歴情報がない：0点
・修繕実績がない（修繕積立会計からの支出がない）：10点
⑥名簿の整備状況
・区分所有者及び居住者名簿を備えているか。
保管する必要のある文書一覧
| 項目名 | 標準 規約 |
適正 診断 |
計画 認定 |
適正 評価 |
|---|---|---|---|---|
| 規約・細則 | ||||
| 規約 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 使用細則 | 〇 | |||
| 総会・理事会 | ||||
| 総会資料一式 | 1年 | |||
| 総会議事録 | 〇 | 3年 | 5年 | |
| 理事会議事録 | 〇 | 1年 | ||
| 長期修繕計画 | ||||
| 長期修繕計画 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 修繕履歴 | ||||
| 大規模修繕報告書 | 〇 | 〇 | 5年 | |
| 給排水管工事報告書 | 〇 | 〇 | 5年 | |
| 共用部修繕等の竣工図書 | 〇 | 5年 | ||
| その他の修繕履歴 | 〇 | |||
| 保守点検、定期点検 | ||||
| 設備の保守点検 | 〇 | |||
| 【建】特定建築物定期調査 | 〇 | 〇 | 〇 | |
| 【建】建築設備定期検査 | 〇 | 〇 | 〇 | |
| 【建】昇降機定期検査 | 〇 | 〇 | 〇 | |
| 【消】消防用設備等点検 | 〇 | 〇 | 〇 | |
| その他の法定点検 | 〇 | 〇 | ||
| 名簿 | ||||
| 組合員名簿 | 〇 | 〇 | 〇 | |
| 居住者名簿 | 〇 | 〇 | ||
| 帳票類 | ||||
| 会計帳簿 | 〇 | |||
| 什器備品台帳 | 〇 | |||
| 領収書や請求書 | 〇 | |||
| 保険金請求書類一式 | 〇 | |||
| 契約書類 | ||||
| 管理委託契約書 | 〇 | 〇 | ||
| 工事請負契約書、保証書 | 〇 | 〇 | ||
| 保険証券 | 〇 | 〇 | ||
| その他の契約書類 | 〇 | |||
| 設計図書 | ||||
| 竣工図面 | 〇 | 〇 | 〇 | |
| 専有部の工事 | ||||
| 専有部の修繕記録 | △ |